Zaawansowana platforma kontroli dostępu RACS 5 w obiektach Arvato Polska
- Wprowadzenie
Arvato jest wiodącym operatorem logistycznym zapewniającym kompleksowe usługi dla kanału e-commerce, sieci handlowych, branży healthcare oraz rozwiązań omnichannel. W ramach usługi fulfillment operator zarządza całym procesem od przyjęcia zamówienia po dostawę, dbając o odpowiednie magazynowanie, zarządzanie zapasami i zamówieniami, realizację wysyłek, obsługę zwrotów oraz świadczenie dodatkowych usług stosowanych w logistyce tzw. VAS (ang. Value Added Services).
Firma Arvato zarządza kilkunastoma magazynami w Polsce, będąc strategicznym partnerem zarówno lokalnych, jak i światowych marek. Jest to możliwe dzięki zespołowi zaufanych doradców, którzy od 30 lat wspierają klientów w realizacji ich celów na kilku poziomach: po pierwsze dostarczają im kompleksowe usługi o wysokiej jakości, po drugie – oferują zintegrowane i zaawansowane rozwiązania IT bazujące na najnowszych technologiach, a po trzecie – pomagają optymalizować kluczowe procesy, zwiększając tym samym poziom satysfakcji oraz ich przewagę konkurencyjną na rynku.
- Wymagania
Z obiektów Arvato korzystają nie tylko pracownicy, ale także klienci oraz dostawcy, co wymaga zapewnienia konkretnych systemów zabezpieczeń ograniczających dostęp do poszczególnych stref osobom nieuprawnionym. Żeby sprostać tym wymaganiom, niezbędny był system, który w nieskomplikowany sposób dostarczy scentralizowaną możliwość zarządzania często zmieniającymi się uprawnieniami personelu. Zapewnienie właściwych warunków bezpieczeństwa jest jednym z priorytetów Arvato, co wynika także z wdrożonego w spółce systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji.
Kilka lat temu klient zdecydował się na wdrożenie systemu kontroli dostępu RACS 4 polskiej firmy Roger. Służył on przede wszystkim do rejestracji czasu pracy oraz nadzorowania dostępu do większych stref. Wdrożenie to objęło tylko część strategicznych pomieszczeń wybranych obiektów klienta, dlatego też dostęp do większości pomieszczeń biurowych realizowany był w tradycyjny sposób, poprzez pobranie z recepcji odpowiedniego klucza.
W tamtym czasie każda lokalizacja Arvato była niezależnym systemem kontroli dostępu, w niektórych przypadkach od różnych dostawców, zarządzanym oddzielnie przez lokalnych operatorów. Administrowanie rozproszonym systemem było uciążliwe i mało efektywne, chociażby z uwagi na fakt, że użytkownicy zmuszeni byli do posługiwania się kilkoma kartami, a zmiana uprawnień lub dodanie nowego użytkownika systemu wymagało wykonania czynności przez kilku operatorów w wielu lokalizacjach.
Aby rozwiązać ten problem i sprostać rosnącym wymaganiom, konieczna była unifikacja systemu kontroli dostępu na terenie wszystkich obiektów w całej Polsce i znalezienie takiego rozwiązania, które w przejrzysty sposób umożliwiłoby centralne zarządzanie często zmieniającymi się uprawnieniami personelu we wszystkich lokalizacjach. Założenie to było kluczowe w procesie poszukiwania odpowiedniego dostawcy. Jednocześnie inwestor postanowił rozbudować istniejący system o dodatkowe czytniki kontroli dostępu.
Główne dane projektu
- InwestorArvato Polska Sp. z o.o.
- ProducentRoger Sp. z o.o. sp. k.
- Użytkownicy15 000
- Przejścia270
- Identyfikacjamobilna: Bluetooth, NFC
- Rejestracja zdarzeń RCP
- Migracja systemu RACS 4 do RACS 5
- Podział na partycje(system rozproszony terytorialnie)
Zastosowane rozwiązania
W większości lokalizacji Arvato użytkowało system RACS 4 oraz w przypadku jednej – system RACS 5, tak więc klient miał możliwość pełnego poznania jednego z rozwiązań, którego funkcjonalności sprostałyby postawionym wymaganiom oraz zapewniły właściwy poziom bezpieczeństwa. Z uwagi na niezawodność, stabilność oraz brak konieczności modernizacji istniejących instalacji kontroli dostępu wybór padł na system RACS 5.
Ze względu na dużą różnorodność typów biur i powierzchni w obiektach Arvato zastosowano dodatkowe funkcje ułatwiające zarządzanie dostępem do pomieszczeń. Zdefiniowanie harmonogramów przejść umożliwiło nadanie dostępu w określonych porach (np. dla serwisu sprzątającego) oraz ułatwiło proces blokowania i odblokowywania drzwi na stałe poprzez jednorazowe przyłożenie identyfikatora.
Platforma RACS 5 pozwoliła również na logiczne podzielenie umieszczonych w niej zasobów na partycje według regionów, w których występują obiekty, co ułatwiło przyporządkowanie ich do regionalnych operatorów odpowiedzialnych za obsługę rozwiązania.
Wdrożenie nowego systemu zbiegło się w czasie z publikacją jego nowszej wersji. Pomimo wysokiej skali trudności i dużej liczby kontrolerów cały proces – dzięki profesjonalnej asyście przydzielonego do tego zadania opiekuna z Działu Wsparcia firmy Roger oraz przeszkoleniu administratorów systemu – przebiegł bardzo sprawnie i skutecznie. W nowej wersji oprogramowania Roger wyszedł naprzeciw zgłaszanym przez Arvato oczekiwaniom i wprowadził usprawnienia w systemie – m.in. zoptymalizowano pamięć kontrolerów MC16 oraz wprowadzono możliwość zarządzania grupami uprawnień przez regionalnych operatorów systemu.
Uzyskane korzyści
Platforma RACS 5 zapewniła odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzanych informacji, w tym danych osobowych. Klient uzyskał również łatwy dostęp do nowoczesnych technologii, takich jak identyfikacja mobilna czy serwerowa baza danych Microsoft SQL Server, które podniosły komfort użytkowania systemu oraz zwiększyły jego wydajność.
Dzięki podziałowi systemu na partycje podlegające regionalnym operatorom została spełniona zasada najmniejszego uprzywilejowania (ang. Principle of Least Privilege), co w znaczny sposób zwiększyło poziom bezpieczeństwa. Zgodnie z nią każdy element systemu informatycznego ma dostęp tylko do tych informacji i zasobów, które są niezbędne do spełnienia wyznaczonego celu lub zadania.
Zarządzanie uprawnieniami w ramach jednego oprogramowania istotnie usprawniło system zarządzania tożsamością, w szczególności w ramach procesu Starters/Changers/Leavers, który przy tak dużej liczbie pracowników i lokalizacji jest bardzo ważnym elementem funkcjonowania firmy.
Niestandardowe rozwiązania w biurach działowych – np. harmonogramy przejść – sprawiły, że konieczność używania klasycznych kluczy została ograniczona wyłącznie do sytuacji awaryjnych. Zastosowanie czytników Roger na kołowrotach znajdujących się przy wejściach do obiektów Arvato pozwoliło na skuteczne rejestrowanie czasów pracy, zliczanie liczby osób przebywających na obiektach oraz bezpieczny eksport tych danych w czasie rzeczywistym do systemów kadrowych i analitycznych jednym strumieniem danych.
Ujednolicenie systemu kontroli dostępu w ramach rozwiązań dostarczanych przez Roger pozwoliło uzyskać firmie Arvato wiele korzyści ułatwiających skalowanie, utrzymanie oraz wprowadzanie dodatkowych form zabezpieczenia swoich w obiektach.
